Meetings sind teuer
„Heute habe ich wieder nichts geschafft und nur geredet.“
Meetings kosten Arbeitszeit. Ein Meeting mit sechs Personen über eine Stunde kostet nicht eine Stunde Arbeit, sondern sechs Stunden. Bei einem üblichen Agenturstundensatz von 90€ verbrät man also 540€ dafür, dass alle Teilnehmer informiert sind, aber nichts geschafft haben. Warum leisten sich so viele diese Unkosten?
On-Demand Information
Wann ist eine Information am nützlichsten? Wenn man sie erst dann erhält, wann sie benötigt wird. Es gilt also, Informationen immer dann bereitzustellen, sobald sie verfügbar sind. Interessierte rufen die Information dann bei Bedarf ab. Asynchron. Das ganze ist vergleichbar mit Twitter: Ich tweete darüber, was mich beschäftigt oder ich gerade treibe. Die Follower können das dann zeitunabhängig verfolgen. Sie erfahren also alles, was ich zu sagen habe, ohne mich ständig auszufragen und mich damit von der Arbeit zu unterbrechen. Das ist „On-Demand Information“
Die Praxis
All meine privaten Projekte verwalte ich über Basecamp. Alle Beteiligten stellen Ihre Aufgaben ein, fertigen Texte an und übermitteln Nachrichten. Diese Projekte sind teilweise sehr komplex, aber ein Meeting war nie nötig, weil ja sowieso schon alles wichtige im Basecamp-Projekt bereitgestellt wurde.
Meine Meinung: Meetings sind Zeitverschwendung und keineswegs effektiv.
Ad-hoc Meetings
Wenn eine Situation sich plötzlich ändert und schnell gehandelt werden muss, sind Meetings nicht zu vermeiden. Alle Betroffenen müssen dann zur gleichen Zeit informiert werden um schnellstmöglich handeln zu können. Aber hier sollte man darauf achten, wirklich nur die Betroffenen von der aktuellen Arbeit abzuhalten.
Fazit
Wer dauerhaft effizient mit einer Gruppe kommunizieren möchte, sollte auf asynchrone Wege umsteigen. So erhält jeder für ihn relevante Informationen, wenn er sie benötigt. Kein Rauschen, keine verschwendete Zeit. Nutzt Basecamp.
Wenn sich alle an die Spielregeln halten und das gleiche Ziel verfolgen, dann gebe ich dir Recht, dass "asynchrone Information" schneller und effektiver ist. Das Problem dabei ist: Das passiert nicht.
Beleidigte Leberwürste, eilige Vorprescher und eifrige Arbeitsvermeider müssen bei Meetings immer persönlich "abgeholt" und wieder auf die Spur gebracht werden, damit das Team das Gesamtziel gemeinsam erreicht. Ein Blick in die Augen des Gegenüber verrät u.u. mehr als tausend Commit-Messages im Ticketsystem.
Es ist nicht alles Information, was für den Projekterfolg nötig ist. Insofern ist gegen ein persönliches Treffen auch nichts einzuwenden, wenn es zielführend abgehalten wird: Alle sind mit voller Konzentration dabei, man verliert sich nicht in Detaildiskussionen, notwendige Entscheidungen werden gemeinsam getroffen und festgehalten.
Und selbst das ist schwierig genug...
Grüße!
- Christian
Christian Aust: Korrekt! Wenn bei asynchroner Kommunikation die Verbindlichkeit nicht eindeutig ist, können die von dir genannten Probleme durchaus auftreten. Daher ist sicherzustellen, das alle Beteiligten sich darüber einig sind, dass die im System festgehaltenen Informationen verbindlich sind. Dann kann sich auch keiner mehr „rausreden“ oder sich davor drücken. Fazit: Es muss halt im professionellen Alltag von jedem akzeptiert und gelebt werden. „Beleidigte Leberwürste, eilige Vorprescher und eifrige Arbeitsvermeider“ sind dann jedoch fehl am Platz.
Frank Cieslik
26.04.2010
Guter Ansatz, aber manchmal sind Meetings doch nicht ganz so unnütz, sondern tragen sehr zur kreativen Ideengewinnung und Problemlösungsfindung bei. Würde man deinen Ansatz konsequent umsetzen, würde jeder Arbeitnehmer nur abgekapselt von seiner Umwelt vor dem eigenen Rechner sitzen und die persönliche Kommunikation wäre so gut wie hinfällig. Aber in längeren Gesprächen und Teambetrachtungen kristallisieren sich meistens erst die auf einen zukommende Probleme heraus und die besten Ideen, mit dem Weitblick über den Tellerrand werden dort geboren. Trotzdem wegen jedem kleinen Fu** ein Meeting abzuhalten würde genau das Gegenteil ausmachen, da sich direkt alle Beteiligten fehl am Platze finden würden. Nebenbei bemerkt würde es auch zu einem (noch mehr) erhöhten Koffeinspiegel führen!
Grüße nach Köln!