Die 10 Gebote für erfolgreiche E-Mail-Kommunikation

1. Du sollst für jede E-Mail einen sinnvollen Betreff verfassen
   Der Empfänger sollte anhand des Betreffs erkennen können, was ihn erwartet. Eine E-Mail ohne - oder mit sinnfreien - Betreff ist wie ein Gespräch ohne Anliegen. Sie hätte keine Existenzberechtigung. Betreffe wie z. B. „Link“, „Frage“ oder „Wichtig“ sind zu vermeiden bzw. genauer zu denifieren. Für einfache E-Mails, die nur einen Link enthalten, eignet sich der Seitentitel des Link-Ziels als Betreff. Statt „Frage“ sollte man die Frage direkt ggf. gekürzt im Betreff stellen und die Details dann in der eigentlichen Nachricht ausformulieren.
2. Du sollst den zitierten Text beim Antworten nicht löschen
   Damit der Empfänger den Zusammenhang deiner Antwort nachvollziehen kann ohne seine vorhergehende E-Mail heraussuchen zu müssen, sollte die zitierte Konversation in deiner Antwort bestehen bleiben. Deine Antwort gehört ausschließlich darüber - wem TOFU jedoch nicht gefällt, kann auch Inline-Quoting einsetzen.
3. Du sollst den Betreff beim Antworten nicht ändern
   E-Mail-Clients haben nur eine beschränkte Fähigkeit, eine Konversation aus mehreren E-Mails zusammenzufassen. Dies kann man jedoch sicherstellen, indem man den Betreff beim Antworten nicht ändert. Die Präfixe „Re:“ oder „AW:“, die von praktisch allen E-Mail-Clients automatisch gesetzt werden, bilden hier eine Ausnahme und sollten übernommen werden.
4. Du sollst dich kurz fassen
   E-Mails tragen sowieso schon genug zur Unterbrechung des Arbeitsflusses bei und sollten daher so kürz wie möglich gefasst werden. Versuche dich möglichst an ein Maximum von fünf Sätzen zu halten. Optimal ist es, wenn man alles im Betreff unterbringen kann. Dabei sollte man aber nicht mehr als 100 Zeichen einsetzen.
5. Du sollst dich auf ein Thema pro E-Mail beschränken
   Mehrere Anliegen erfordern ggf. mehrere Rückfragen, die es zu trennen gilt. Um Missverständnissen oder An-einander-vorbei-Reden vorzubeugen, verfasst man mehrere E-Mails. So profitiert man von Gebot 2.
6. Du sollst keine Mails bei dringenden Anliegen schreiben
   Die E-Mail ist ein asynchrones Kommunikationsmedium. Das solltest du im Hinterkopf behalten. Man darf nicht erwarten, dass der Empfänger ständig vor seinem E-Mail-Eingang auf deine Mitteilungen wartet. Wenn es um dringende Dinge geht, sollte man andere Wege der Kommunikation, wie z. B. das Telefon oder das persönliche Gespräch wählen.
7. Du sollst geduldig sein
   Viele Personen bevorzugen es, die vom E-Mail-Client bereitgestellte Benachrichtigung für eingehende E-Mails abzuschalten und prüfen Ihren Eingang nur einige Male täglich. Aufgrund von Gebot 6 ist das keineswegs ein Zeichen von Faulheit oder Feigheit. Gedulde dich deshalb auf eine Antwort. Erst nach zwei Tagen solltest du den Empfänger mit einer weiteren E-Mail oder anderen Kommunikationsmitteln erneut kontaktieren.
8. Du sollst vor dem Absenden die Rechtschreibung überprüfen
   Um das Lesen deiner E-Mail so angenehm wie möglich zu machen und deine Kompetenz nicht zu untergraben, solltest du auf die Rechtschreibung deiner Nachricht achten. Du möchtest doch sicherlich nicht, dass sich der Empfänger über deine E-Mail lustig macht oder dich nicht ernst nimmt. Beachte auch Deppenleerzeichen und korrekte Zeichensetzung.
9. Du sollst dem Empfänger keine Priorität aufzwingen
   Das Attribut „X-Priority“ der E-Mail hat eines gemein mit der obligatorischen Subdomain „www“: Beide Angaben sind absolut überflüssig. Niemand liest eine E-Mail mit der Priorität „wichtig“ eher als die E-Mails, die davor eingegangen sind. Niemand würde der Feuerwehr eine „wichtige“ E-Mail mit dem Betreff „Es brennt in der Mustergasse 11“ senden und auf schnelle Reaktion warten, oder? Außerdem unterstützt das E-Mail-Attribut „X-Priority“ nur die Einstufung der Wichtigkeit, jedoch nicht die der Dringlichkeit. Letztendlich sollte der Empfänger die Priorität deiner E-Mail anhand ihres Inhalts für sich selbst bestimmen.
10. Du sollst das Prinzip des CC respektieren
    Wenn du jemanden „in CC setzt“ sieht jeder Empfänger der E-Mail alle anderen Empfänger. Achte auf den Datenschutz. Überlege darüber hinaus genau, ob der Kopie-Empfänger mit den übermittelten Informationen überhaupt etwas anfangen kann oder (viel wichtiger) diese überhaupt für ihn relevant sind. Es kann unter Umständen sehr unhöflich, aufdringlich oder auch unangebracht sein, den Vorgesetzten des Empfängers in den CC aufzunehmen.

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• Inbox Zero
• You have new mail!